Politique de confidentialité

1. DEFINITIONS

La plateforme https://app.rcpj.fr (la « Plateforme ») est éditée par la société RCPJ.FR, SASU dont le siège est situé 5 rue Anatole Larrat, 47320 Clairac, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 925 292 369 (« RCPJ » ou « nous »).

Sauf mention contraire, RCPJ est responsable des traitements des données des utilisateurs naviguant sur la Plateforme depuis un ordinateur, tablette ou tout autre dispositif informatique permettant d’accéder à la partie publique ou réservée aux clients inscrits sur la Plateforme (ci-après « Utilisateur » ou « vous »).

RCPJ s’engage à ce que la collecte et les traitements des données à caractère personnel soient effectués de manière licite, loyale et transparente, conformément au règlement général sur la protection des données (« RGPD »), à la loi Informatique et Libertés de 1978 et à la règlementation applicable (la « Règlementation »).

Sur la Plateforme, certaines informations pourront être identifiées comme obligatoires (astérisque (*) ; mention d’information en ce sens). A défaut de renseignement d’une information ayant un caractère obligatoire pour effectuer la demande liée à cette collecte de données, RCPJ pourra demander de la renseigner ou d’écarter par tout moyen technique la possibilité de valider le formulaire concerné.

Dans la présente politique, les termes ci-après correspondent aux définitions suivantes :

• « donnée personnelle » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée ») qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité.
• « traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
• « responsable du traitement » : celui qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et un « sous-traitant » est celui qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
• « CGU » désigne les conditions générales d’utilisation de la Plateforme, disponibles à tout moment sur la Plateforme et dont la présente politique fait partie intégrante. Les termes définis dans les CGU s’appliquent à la présente politique de confidentialité.

2. INSCRIPTION ET GESTION DU COMPTE SUR LA PLATEFORME

Créer un compte est obligatoire pour accéder aux services de la Plateforme. 

Sur la Plateforme Site, vous pourrez créer un compte et dans ce cas, les informations suivantes feront l’objet de traitements :

• Données d’identité (nom, prénom), de contact (adresse email) et de localisation (code postal, pays)
• Données de connexion au compte : identifiant, mot de passe ; lesquels pourront être enregistrés automatiquement sur la Plateforme si vous y consentez via les paramètres de votre navigateur ;
• Données d’accès et d’utilisation du compte : adresse IP, heure de connexion, durée de connexion, paramètres du compte, données d’utilisation des fonctionnalités du compte et services de la Plateforme (selon les fonctionnalités disponibles)
• Données des échanges écrits entre l’Utilisateur et RCPJ, sur la Plateforme et en dehors de la Plateforme
• Données de paiement et transactionnelles : date de la transaction, montant, moyen de paiement, numéro de commande, données de facturation – en cas de souscription d’un abonnement payant uniquement.

RCPJ se réserve la possibilité de soumettre l’inscription à des procédures de sécurité (type formulaire reCaptcha). Les traitements opérés à des fins de sécurité et de lutte contre la fraude reposent sur l’intérêt légitime de RCPJ.

Vous pouvez modifier les informations vous concernant ou ajouter des informations facultatives à votre profil depuis les paramétrages de votre compte.

Des traitements seront effectués à des fins de création du compte, gestion des procédures d’authentification, des procédures de perte des identifiants ou de mot de passe, pour les besoins de fourniture des services proposés sur la Plateforme tels que décrits dans les CGU, la comptabilité, le suivi de la relation commerciale, la prévention et la lutte contre la fraude, la gestion des impayés et pour la gestion des contentieux.

Les dispositifs techniques qui permettent de suivre l’utilisation de la Plateforme (compte de l’utilisateur connecté, adresse IP, logs divers de connexion et d’utilisation au compte Utilisateur…) sont susceptibles d’être utilisés dans le cadre de la lutte anti-contrefaçon, et/ou pour identifier et/ou prévenir une éventuelle utilisation illicite ou non-conforme de la Plateforme.

Sauf mention contraire, la base légale de ces traitements est l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, à savoir l’exécution des CGU de la Plateforme applicables. 

Les données d’identité et de contact renseignées lors de la création du compte pourront être utilisées avec votre accord à des fins de prospection commerciale pour vous informer sur les produits et services de RCPJ, conformément à notre intérêt légitime et dans les conditions prévues par la Règlementation.

En cas d’inactivité sur la Plateforme pendant trois années continues, le compte de l’Utilisateur est automatiquement supprimé de la Plateforme.

L’ensemble des données d’inscription et d’utilisation du compte sont conservées 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale à des fins de gestion de la relation commerciale (3 ans après le dernier contact actif pour ce qui relève de la prospection commerciale) et jusqu’à 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale à des fins de preuve en cas de litige concernant l’Utilisateur.

Les coordonnées bancaires sont conservées pendant 13 mois pour les cartes de paiement à débit immédiat et 15 mois pour les cartes de paiement à débit différé à compter de la date de débit de la dernière échéance de paiement, survenant au terme de l’abonnement (aux fins de réponse à une éventuelle contestation). Vous pouvez vous reporter à la documentation des prestataires de services de paiement concernant la définition des finalités, durées de conservation, etc. par ces organismes (à titre indicatif, pour Stripe : https://stripe.com/fr/guides/general-data-protection-regulation). 

Il est rappelé que certaines données sont susceptibles de faire l’objet d’une réquisition judiciaire (données d’identité et de contact, données d’accès et d’utilisation du compte, données relatives aux transactions) et sont conservées par RCPJ pendant une année après leur collecte sur la Plateforme.

3. GESTION DES DOCUMENTS

Indépendamment de la gestion des dossiers, les Utilisateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de la Plateforme pour établir, générer et transmettre des documents.

Les documents demeurent accessibles sur la Plateforme pendant la durée d’inscription de l’Utilisateur à la Plateforme. L'Utilisateur disposant du document sur la Plateforme peut le supprimer à tout moment, la suppression valant pour son compte uniquement.

En cas de désinscription, quelle qu’en soit la cause, RCPJ n’est tenue à aucune obligation de sauvegarde des documents générés et/ou stockés sur la Plateforme. Tout Utilisateur est seul responsable du téléchargement des documents et de leur stockage en dehors de la Plateforme.

Les traitements de génération, de stockage et de destruction des documents ont pour base légale l’exécution des CGU applicables.

4. DONNÉES GOOGLE

L'utilisation et le transfert par RCPJ à toute autre application, d'informations reçues des API de Google respecteront les règles relatives aux données des utilisateurs des services API de Google, y compris les exigences relatives à l'utilisation limitée.

5. DESTINATAIRES

La Plateforme est hébergée dans l’espace économique européen par la société SARL OVH, située 140, quai du Sartel, 59100 Roubaix, France.

Nous ne vendons aucun fichier de données personnelles. Les informations que vous nous communiquez sont à usage interne par les personnes habilitées au sein de RCPJ, elles sont strictement confidentielles et ne seront pas divulguées à des tiers, sauf en cas d’accord exprès ou si vous avez décidé de les rendre accessibles sur la Plateforme ou à des tiers conformément aux CGU.

Nous veillons à ce que nos sous-traitants présentent des garanties contractuelles suffisantes et appropriées pour respecter les droits, afin que le traitement réponde aux exigences légales et réglementaires, notamment en matière de transferts des données vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne.

A cet égard, nous nous engageons à veiller au respect de la réglementation applicable relative aux transferts des données vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne et notamment selon les modalités suivantes :

• Nous transférerons les données des visiteurs, prospects et Utilisateurs vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat ;
• Lorsque le pays de destination ne bénéficie pas d’un niveau de protection adéquat, nous encadrons les flux par des outils de transfert conformes à la réglementation (clauses contractuelles types de la commission européenne, notamment).

Nous pouvons publier, divulguer et utiliser les informations agrégées concernant les Utilisateurs que nous combinons de sorte qu’aucune personne physique ne soit identifiable individuellement. Ce traitement est effectué conformément à notre intérêt légitime à des fins statistiques, d’analyse du secteur et du marché, de présentation de nos activités, à des fins promotionnelles et publicitaires et à d’autres fins commerciales.

Nous vous invitons à rester prudent sur ce que vous décidez de rendre public sur internet, en particulier en ce qui concerne les données personnelles y compris relevant de votre vie privée ou sensibles à votre initiative ou déduites via vos contributions, commentaires et prises de position de quelque nature que ce soit rendues visibles sur votre profil consultable pour les autres Utilisateurs de la Plateforme.

Sur la base de nos obligations légales, vous êtes informé que les données personnelles vous concernant pourront également être divulguées en application d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.

6. SECURITE

Nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées grâce à des moyens de sécurisation physiques et logistiques afin de garantir un niveau de sécurité adapté au regard des risques d'accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d'altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant.

Dans l'éventualité où nous prendrions connaissance d'un évènement entrainant la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à examiner les causes de l'incident ; prendre les mesures nécessaires pour limiter les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident ; notifier l'incident à la CNIL ou aux personnes concernées dans les plus brefs délais lorsque cela répond à une exigence légale.

En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de cet incident. 

Tout titulaire d’un compte permettant d’accéder à un espace virtuel permettant de gérer son profil, détient des droits d’accès qui lui sont strictement personnels, confidentiels et incessibles. Nous vous recommandons d'utiliser un mot de passe sécurisé et personnalisé, celui-ci étant modifiable à tout moment depuis les paramétrages de votre profil. Tout Utilisateur inscrit doit veiller à la confidentialité de ses droits d’accès (identifiant, mot de passe) pour empêcher qu’un tiers se connecte à son compte et modifier ses données de compte Utilisateur.

Pour plus d’informations sur la sécurité des mots de passe, il est possible de consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-conseils-de-la-cnil-pour-un-bon-mot-de-passe .

Nous vous invitons à rester prudent sur ce que vous décidez de rendre public sur Internet, en particulier les données personnelles relevant de votre vie privée ou sensibles rendues publiques à votre initiative ou déduites via vos contributions, commentaires et prises de position de quelque nature que ce soit sur la Plateforme, ou encore les réseaux sociaux pouvant être rattachés à votre profil sur la Plateforme. 

Conformément aux CGU, vous ne devez pas fournir de fausses informations nominatives et ne pas créer de compte pour une autre personne. Les coordonnées que vous nous transmettez, vous concernant ou concernant un tiers, devront être exactes et à jour.

Si vous observez une quelconque faille de sécurité ou tout incident susceptible de porter atteinte à l’intégrité de vos données personnelle ou celles d’autres personnes, nous vous remercions par avance de bien vouloir nous en informer immédiatement.

7. DROITS DES PERSONNES CONCERNEES

Pour toute demande d’exercice des droits susvisés ou pour plus d’informations, vous pouvez contacter RCPJ à l’adresse mail contact@rcpj.fr ou par voie postale à l’adresse du siège de RCPJ indiqué en en-tête. RCPJ se réserve la possibilité de vous renvoyer aux fonctionnalités de paramétrage du compte sur la Plateforme pour exercer vos droits.

Conformément à la Réglementation, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d’accès à vos données, incluant le droit d’en demander copie, et aux informations fournies dans la présente politique de confidentialité (art. 15 RGPD). Lorsque la base légale du traitement de données est notre intérêt légitime, vous avez la possibilité de demander les informations relatives à la mise en balance que nous avons effectuée entre les intérêts des Utilisateurs et ceux de RCPJ préalablement à ce traitement.
• Droit de rectification (art. 16 RGPD) et de mise à jour de vos données dont nous disposons.
• Droit à l’effacement de vos Données (art. 17 RGPD) lorsque les données ne nous sont plus nécessaires, que vous avez retiré votre consentement à leur Traitement (s’il reposait sur notre consentement) ou que vous vous opposez au Traitement reposant sur notre intérêt légitime ou au traitement effectué à des fins de prospection ou à des fins de profilage lié à la prospection.
• Droit de retirer à tout moment votre consentement (art. 13-2c RGPD) pour tous les traitements de données reposant sur la base légale de votre consentement. Par ailleurs, en matière de prospection commerciale, vous avez la possibilité de vous désinscrire à tout moment de nos listes de diffusion en cliquant sur le lien de désabonnement présent dans nos communications ou en nous contactant pour ne plus recevoir de message de sollicitation.
• Droit à la limitation du Traitement, qui, sauf motif impérieux, ne pourra plus être mis en œuvre qu’avec votre accord (art.18 RGPD) lorsque :
  • Vous contestez l’exactitude des données, pendant le temps nécessaire à leur vérification,
  • Si le traitement de données est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données et choisissez plutôt la limitation du traitement,
  • Lorsque nous n’avons plus besoin des données mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
  • Lorsque vous vous êtes opposé au traitement fondé sur notre intérêt légitime, pendant le temps nécessaire à la mise en balance de nos intérêts respectifs. 
• Droit à la portabilité des données directement fournies par la personne concernée lorsqu’elles font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (art. 20 RGPD). Ce droit signifie que vous avez la possibilité de demander la communication de ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin qu’elles soient communiquées à un autre responsable de traitement.
• Droit d’opposition (art. 21 RGPD) au traitement de vos données lorsque ce traitement a pour base légale notre intérêt légitime.
• Droit de définir le sort de vos données après votre mort (art. 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978) et de choisir éventuellement un tiers de confiance à qui RCPJ devra les confier.

Vous pouvez également obtenir plus d’informations sur le site de la CNIL.

En cas de demande d’exercice, RCPJ se réserve la possibilité de vous demander de préciser votre demande et de fournir un justificatif d’identité (qui sera conservé un an en cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification et trois ans en cas d’exercice du droit d’opposition). Si notre réponse ne vous apporte pas une pleine satisfaction, vous bénéficiez toujours de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle et de protection des Données personnelles dont vous relevez (en France, la CNIL).

8. RESPONSABILITE PERSONNELLE DES UTILISATEURS

Les Utilisateurs sont seuls responsables de leur utilisation des fonctionnalités de la Plateforme comprises dans leur abonnement, et de toutes les actions réalisées sous leur contrôle et leur direction sans modération a priori de la part de RCPJ entrainant des traitements de données à caractère personnel.

A ce titre, les Utilisateurs sont pleinement responsables de la licéité et des conséquences de la collecte et des autres traitements de données à caractère personnel opérés sur la Plateforme. Tout Utilisateur s’engage à utiliser les fonctionnalités de la Plateforme dans le respect des obligations prévues par le RGPD et ne pas les détourner de leurs finalités prévues par les CGU.

En tant que fournisseur des services de la Plateforme et sous-traitant, RCPJ s’engage vis-à-vis des Utilisateurs responsables des traitements qu’ils réalisent sur la Plateforme à :

• Traiter les données uniquement pour les seules finalités prévues par les CGU ;
• Traiter les données conformément aux instructions de l’Utilisateur. Si RCPJ considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD, elle en informe l’Utilisateur concerné ;
• Assurer la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’abonnement de l’Utilisateur dans les conditions prévues par la présente politique de confidentialité, à charge pour tout Utilisateur de veiller à l’intégrité de ses identifiants conformément aux CGU ;
• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu de la présente politique s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données.

Tout acte de collecte d’informations illicites, de transmission de fichiers illicite, ou tout usage de la Plateforme par un Utilisateur portant manifestement atteinte aux droits des personnes concernées ou contraire au RGPD sera considéré comme un cas d’abus des droits d’utilisation susceptible de conduire à la résiliation de l’abonnement aux torts de l’Utilisateur conformément aux CGU.

9. GENERALITES

La présente politique de confidentialité est régie par le droit français. Elle est rédigée en français. Dans le cas où elle serait traduite en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. 

La présente politique et les CGU ne sont pas exhaustifs de l’ensemble des traitements et nous nous réservons la possibilité de les compléter par tout moyen approprié.

L'inapplication temporaire ou permanente d'une ou plusieurs clauses des présentes ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des présentes qui continuent à produire leurs effets.

Nous nous réservons la possibilité de modifier la présente politique de confidentialité. Les personnes concernées seront averties lorsque cela est prévu par la réglementation. La date de mise à jour est indiquée en en-tête et nous vous invitons à la consulter régulièrement.